05/04/2011
Interne audit ten dienste van lerende organisatie
De afgelopen jaren heb ik de Orchidee Scholengroep begeleid bij het opzetten van een systeem voor interne audits. Veel van mijn ervaringen uit het HBO waren hierbij direct of indirect toepasbaar op het VO. Er is echter één groot verschil. Daar waar in het HBO veelal de nadruk op de controlfunctie van auditing ligt, lag nu de focus volledig op de verbeterfunctie. Zelfevaluatie en auditing stonden geheel ten dienste van het creëren van een professionele verbetercultuur. Medewerkers van de ene school kregen hierbij een kijkje in de keuken van de andere school. Zij brachten bij elkaar in kaart wat de stand van zaken op een bepaald beleidsterrein was en waar verbetermogelijkheden lagen. De conclusies van de auditteams werden vervolgens als input gebruikt om het beleid en de beleidsuitvoering, waar nodig, bij te stellen of aan te scherpen.
Met dit systeem:
- stimuleren de scholen van de onderwijsgroep dat ze van en met elkaar leren.
- Daarnaast draagt het er aan bij dat de implementatie en bijstelling van hun beleid specifieker en gerichter wordt.
- Tot slot stimuleert het de scholen inhoudelijke gesprekken aan te gaan met hun belangrijkste stakeholders. Door deze gesprekken krijgen zij een beter inzicht in de effecten van hun beleid op leerlingen, medewerkers en ouders.
Onderdelen van het auditsysteem
Het auditsysteem bestaat uit een audittraining voor de auditoren, een auditkader (auditprotocol, beoordelingskader en zelfevaluatie) en audituitvoering.
In eendaagse trainingen heb ik de pool van auditoren voorbereid op hun rol als auditor. De pool van auditoren bestaat uit directeuren, adjunct-directeuren, docenten en stafmedewerkers van alle scholen. Het is een relatief grote pool, zodat er ook de komende jaren voldoende auditoren zijn om de audits uit te blijven voeren.
Tijdens de audits wordt gewerkt met een auditprotocol. Hierin zijn de verschillende rollen (voorzitter, lid en secretaris) van een audit uitgewerkt en is beschreven wie waarvoor precies verantwoordelijk is en wie wat wanneer moet doen of leveren.
In het beoordelingskader heb ik, samen met de scholengroep, zo concreet mogelijk uitgewerkt wat zij onder de te auditen beleidsterreinen verstaan. Auditoren moeten namelijk aan de hand van dit kader de vraag kunnen beantwoorden of de genomen beleidsmaatregelen goed, voldoende of onvoldoende worden uitgevoerd en waar naar hun idee verbetermogelijkheden liggen.
In de zelfevaluatie zet de school haar beleid en beleidsuitvoering af tegen dat van het “beoordelingskader”. De auditcommissie gebruikt de zelfevaluatie om zich een eerste beeld te vormen van de kwaliteit van het beleid op school en om vragen te verzamelen voor het auditgesprek. De scholen werkten met een door mij ontwikkeld format voor deze zelfevaluatie.
Voor de audit zelf is een hele dag per school uitgetrokken. Begonnen werd met een rondgang door de school. Daarna volgden vier gespreksronden van een uur: met het management en de leidinggevenden, met leerlingen, met medewerkers en met ouders. Als procesbegeleider was ik tijdens deze auditdagen aanwezig.
De belangrijkste conclusies van de dag zijn door het auditteam op het einde teruggekoppeld aan alle geïnteresseerden en enkele weken later in een rapport onderbouwd.
Ervaringen
- De doelstelling is volledig gehaald. Medewerkers kregen de kans met collega-professionals, die de Orchidee-cultuur kennen, inhoudelijk, diepgaand over het vak te praten. De relatief onafhankelijke blik van de collega leverde veel inzichten op op het gebied van de adequaatheid van beleid, beleidsuitvoering en de effecten hiervan voor haar stakeholders. Omdat studenten, medewerkers, management en ouders elk vanuit hun eigen perspectief naar het beleid keken en elk andere onderdelen daarvan belangrijk vonden, kreeg de school door de audit een genuanceerd beeld.
- In de training leerden de auditoren vaardigheden die in een professionele verbetercultuur essentieel zijn, zoals informatieverwerken, interviewen, systematisch werken, feedback geven, rapporteren en onderbouwen. Een jaarlijkse opfriscursus is hierbij gewenst.
- De auditgesprekken verliepen prima en hadden voldoende diepgang, zolang de groepen niet te groot werden.
- De audit kwam bij niemand als controlerend of bedreigend over en de conclusies van de audit werden door het management in verbeteracties vertaald. Door de audit ontstond druk binnen de organisatie om aan verbeteringen te blijven werken. De verbeterfunctie kwam hiermee goed uit de verf.
- De tijdsinvestering voor de scholen en medewerkers was aanzienlijk. Grofweg kost het schrijven van een zelfevaluatie, inclusief bespreking en feedbackrondes, circa 60 uur, het voorbereiden, afnemen van een audit en de verslaglegging circa 20 uur per auditlid en de scholing circa 12 uur. De auditdag zelf kost de geauditte school 8 uur (reserveren ruimten, plannen gesprekken, organiseren rondgang). Deze investering wordt echter ruimschoots goedgemaakt door de opbrengsten zoals hierboven beschreven zijn. Wel hebben we geleerd dat deze tijdsinvestering ook daadwerkelijk vooraf moet worden ingepland, bijvoorbeeld in een jaarplan.
Meer weten?
Dit blog is een samenvatting van een artikel dat u hier kunt hier downloaden.
Voor meer informatie over deze pilot kunt u contact opnemen met dhr. Hans Oldhoven, directeur Praktijkonderwijs Zutphen van Achterhoek VO of dr. Paul van Deursen van de Deursen Onderwijsgroep.
Hans Oldhoven
Directeur Praktijkonderwijs Zutphen
h.oldhoven@praktijkonderwijszutphen.nl
of
dr. Paul van Deursen
projectmanager kwaliteit Deursen Onderwijsgroep
06 226 863 16